Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ, cùng kỳ theo NĐ 70/2025

Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ, cùng kỳ theo NĐ 70/2025 là nội dung mà nhiều kế toán quan tâm, đặc biệt khi quy định mới có hiệu lực từ 01/06/2025. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi lập hóa đơn thay thế, cả bên bán và bên mua phải kê khai đúng kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế.

Trường hợp cùng kỳ, hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế nằm trong cùng tháng hoặc cùng quý thì kế toán chỉ kê khai hóa đơn thay thế, hóa đơn gốc sẽ không còn giá trị và không được kê khai để tránh trùng doanh thu hoặc chi phí.

Ngược lại, với trường hợp khác kỳ, doanh nghiệp phải lập tờ khai bổ sung cho kỳ gốc để điều chỉnh số liệu: bên bán điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra, bên mua điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa và thuế GTGT đầu vào theo chênh lệch giữa hai hóa đơn.

Đây là quy định quan trọng giúp minh bạch hóa số liệu và tuân thủ đúng Luật Quản lý thuế, tránh rủi ro bị xử phạt. Kế toán cần nắm vững cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ, cùng kỳ theo NĐ 70/2025 để thực hiện chính xác, đồng thời lưu trữ đầy đủ biên bản điều chỉnh, hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế và tờ khai bổ sung nhằm đảm bảo hồ sơ kế toán – thuế hợp lệ.

5. Quy định về việc áp dụng hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

d) Đối với các trường hợp được nêu tại điểm b khoản 1 Điều này, cả bên bán và bên mua đều phải kê khai bổ sung tại kỳ kê khai mà hóa đơn gốc bị điều chỉnh hoặc bị thay thế.

Điểm b khoản 1 Điều này quy định:

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (bao gồm cả hóa đơn điện tử đã được cấp mã hoặc chưa được cấp mã nhưng đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế), người bán sẽ xử lý theo các bước sau:

• b) Nếu sai sót liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc thông tin hàng hóa không đúng về quy cách, chất lượng, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án:

  • b.1) Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã sai.
    → Trên hóa đơn điều chỉnh bắt buộc phải có dòng chữ:
    “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”

  • b.2) Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã sai.
    → Trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ:
    “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”

Quy định quan trọng từ ngày 01/06/2025

• Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, chỉ được phép lập hóa đơn điều chỉnh để xử lý.

• Không được sử dụng hóa đơn thay thế cho trường hợp hàng bán bị trả lại.

  Trước ngày 01/06/2025, chưa có thông tư hoặc nghị định nào quy định rõ ràng về cách kê khai hóa đơn thay thế, chỉ có công văn hướng dẫn từ cơ quan thuế.

  Tuy nhiên, cách kê khai thực tế trước và sau ngày 01/06/2025 vẫn giống nhau:

  Bên bán và bên mua cùng sử dụng hóa đơn thay thế để kê khai bổ sung tại kỳ phát sinh hóa đơn gốc bị thay thế.

Một số khái niệm liên quan

• Thuế GTGT có kỳ kê khai theo tháng hoặc quý, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.

• Hóa đơn thay thế có thể được lập:

  • Cùng kỳ với hóa đơn bị thay thế.

  • Khác kỳ với hóa đơn bị thay thế.

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách kê khai hóa đơn thay thế, đặc biệt khi thực hiện kê khai bổ sung để đảm bảo số liệu thuế chính xác và tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Thế nào là hóa đơn thay thế?

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới được lập để thay thế cho hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó khi phát hiện có sai sót về thông tin quan trọng, chẳng hạn như mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc tổng giá trị hóa đơn.

• Trên hóa đơn thay thế bắt buộc phải có dòng chữ:
  “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số …, ký hiệu …, số …, ngày … tháng … năm …”

• Sau khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn gốc không còn giá trị pháp lý và không được sử dụng để kê khai hay hạch toán nữa.

Hiểu đơn giản:
Hóa đơn thay thế chính là hóa đơn “sửa sai” bằng cách lập mới và ghi đúng toàn bộ thông tin chuẩn xác.

1. Thế nào là hóa đơn bị thay thế?

Hóa đơn bị thay thế là hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó, nhưng bị phát hiện có sai sót và đã được thay thế bằng hóa đơn khác.

• Khi hóa đơn thay thế được lập, trên phần mềm hóa đơn điện tử và cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn), hóa đơn bị thay thế sẽ được đánh dấu trạng thái “bị thay thế”.

• Từ thời điểm đó, hóa đơn bị thay thế hết giá trị sử dụng và không được kê khai, hạch toán.

2. Ví dụ minh họa:

• Ngày 30/06/2025: Doanh nghiệp A bán hàng cho khách và xuất hóa đơn số 00001000.

• Ngày 10/07/2025: Phát hiện hóa đơn số 00001000 lập ngày 30/06/2025 có sai sót.

• Hai bên thống nhất xử lý sai sót bằng cách lập hóa đơn thay thế.

• Cùng ngày 10/07/2025:

  • Bên bán lập hóa đơn thay thế số 00001095.

  • Trên phần mềm hóa đơn và trên hệ thống hoadondientu.gdt.gov.vn, hóa đơn gốc 00001000 sẽ tự động chuyển trạng thái thành “bị thay thế”.

  • Hệ thống thể hiện rõ: “Hóa đơn số 00001000 bị thay thế bởi hóa đơn số 00001095”.

Kết luận:

• Hóa đơn số 00001095 → Là hóa đơn thay thế, có giá trị pháp lý và được sử dụng để kê khai, hạch toán.

• Hóa đơn số 00001000 → Là hóa đơn bị thay thế, hết giá trị và không được kê khai.

3. Tóm tắt so sánh:

Ghi nhớ quan trọng:
Một khi đã lập hóa đơn thay thế, mọi giao dịch thuế và hạch toán chỉ căn cứ vào hóa đơn thay thế.
Hóa đơn bị thay thế chỉ lưu trữ để tham khảo và chứng minh lịch sử xử lý sai sót, không được kê khai trong bất kỳ tờ khai nào.