​Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử 2025 theo Thông tư 32/2025

Là nội dung quan trọng mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán cần nắm rõ để đảm bảo việc phát hành hóa đơn đúng chuẩn và tuân thủ pháp luật thuế. Theo hướng dẫn mới, ký hiệu hóa đơn điện tử, thông tư 32/2025, ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự phản ánh đầy đủ loại hóa đơn, năm lập, hình thức có mã hay không có mã và thông tin quản lý riêng của đơn vị phát hành. Việc hiểu đúng cấu trúc ký hiệu giúp doanh nghiệp tránh sai sót trong quá trình khởi tạo, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử, đồng thời đảm bảo hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận hợp lệ.

Bên cạnh đó, các ký tự như C, K, T, D, L, M, N, B, G, H và X đều mang ý nghĩa riêng, hỗ trợ phân loại nhanh chóng các mẫu hóa đơn trong thực tiễn sử dụng. Áp dụng đúng Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử 2025 theo Thông tư 32/2025 không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán mà còn nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ, giảm thiểu rủi ro về thuế và tránh các lỗi vi phạm hành chính trong quá trình phát hành hóa đơn điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử được hình thành từ 6 ký tự bao gồm cả chữ và số, dùng để nhận diện hóa đơn điện tử và phản ánh các thông tin như: hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế, năm phát hành cũng như loại hóa đơn mà đơn vị đang sử dụng.

Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử

Cấu trúc 6 ký tự được quy định như sau:

• Ký tự thứ nhất là một chữ cái, gồm C hoặc K:
  C biểu thị hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
  K biểu thị hóa đơn điện tử không có mã.

• Hai ký tự kế tiếp là chữ số thể hiện năm lập hóa đơn dựa trên hai số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: năm 2025 ghi 25, năm 2026 ghi 26.

• Ký tự thứ tư là một chữ cái trong nhóm T, D, L, M, N, B, G, H, X, thể hiện từng loại hóa đơn điện tử, cụ thể:
  T – hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh đăng ký;
  D – hóa đơn bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn đặc thù;
  L – hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần;
  M – hóa đơn từ máy tính tiền;
  N – phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
  B – phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử;
  G – tem, vé, thẻ điện tử thuộc loại hóa đơn GTGT;
  H – tem, vé, thẻ điện tử thuộc loại hóa đơn bán hàng;
  X – hóa đơn thương mại điện tử.

• Hai ký tự cuối do người bán tự đặt theo nhu cầu quản lý. Nếu không cần phân loại nhiều mẫu, sử dụng YY. Khi có nhiều mẫu hóa đơn cùng loại, hai ký tự này giúp phân biệt giữa các mẫu.

• Trên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số được đặt ở góc trên bên phải hoặc vị trí dễ quan sát.

Ví dụ ký hiệu hóa đơn điện tử:

• 1C25TAA – hóa đơn GTGT có mã, lập năm 2025, do doanh nghiệp/tổ chức đăng ký sử dụng.

• 2C25TBB – hóa đơn bán hàng có mã, lập năm 2025.

• 1C25LBB – hóa đơn GTGT có mã, cơ quan thuế cấp theo từng lần.

• 1K25TYY – hóa đơn GTGT không mã, lập năm 2025.

• 1K25DAA – hóa đơn GTGT đặc thù không mã.

• 6K25NAB – phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không mã.

• 6K25BAB – phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử không mã.

• 7K25XAB – hóa đơn thương mại điện tử lập năm 2025.

Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử 2025 theo Thông tư 32/2025 giúp doanh nghiệp nắm rõ cấu trúc và ý nghĩa từng ký tự trên hóa đơn, từ đó hạn chế sai sót khi lập, gửi và quản lý hóa đơn điện tử. Việc hiểu đúng ký hiệu không chỉ bảo đảm tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hệ thống kế toán một cách chuyên nghiệp. Với những bạn đang theo học kế toán, các kiến thức về hóa đơn điện tử luôn được giảng dạy bài bản tại Trung tâm đào tạo kế toán thực hành tại Bắc Ninh và Trung tâm đào tạo kế toán thực hành tại Thủ Đức của Kế Toán Minh Việt, nơi đào tạo chuyên sâu theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nắm vững Quy trình lập và cấp mã cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ giúp kế toán thao tác đúng chuẩn, tránh rủi ro trong quá trình xuất hóa đơn.
 

Các tin cũ hơn